Eindelijk een KPI voor de meters die we lopen
Meters in de zorg: deel 4
Meters in de zorg is een zevendelige reeks over hoe afstand werkdruk, exploitatie en kwaliteit van zorg beïnvloedt. In deel 1–3 maakten we de meters zichtbaar, in deel 4–5 geven we ze een stuurgetal en een businesscase, in deel 6–7 onderzoeken we waarom veranderen lastig is én waar de grenzen van optimaliseren liggen.
Van inzicht naar getal
Wat een percentage wordt, wordt bestuurbaar
In de eerste drie delen maakte je kennis met de meters die we lopen: je liep mee met Marieke en haar 8,4 kilometer per dienst, je zag hoe andere sectoren al jaren bewust afstand ontwerpen, en je tekende mee hoe een afdeling verandert wanneer slingers lussen worden.
Toch bleef er iets knagen.
Zolang lopen alleen zichtbaar is in verhalen en tekeningen, blijft het kwetsbaar. Dan is het een inzicht van vandaag. Een overtuiging van dit project of deze pilot. En morgen verschuift de aandacht weer naar roosters, bezetting en verzuim.
Wat ontbreekt is een getal. Een getal dat de aard van het gesprek verandert.
Niet om mensen te beoordelen. Maar om systemen te begrijpen.
Niet om harder te werken. Maar om gerichter te ontwerpen.
Daar begint de Loopindex.
Wat de Loopindex precies meet
Van kilometers naar verhouding
De Loopindex drukt één eenvoudige vraag uit:
Welk percentage van een dienst gaat op aan verplaatsing zonder directe cliëntwaarde?
In formulevorm:
Logistieke looptijd gedeeld door totale diensttijd, maal honderd procent.
Logistieke looptijd is alle verplaatsing die nodig is om zorg mogelijk te maken, maar waar de cliënt zelf niet direct iets van merkt: naar medicatie, opslag, printer of hulpmiddelen. De meters mét cliënt, bijvoorbeeld meelopen naar het restaurant of samen naar de tuin tellen niet mee als logistiek, omdat daar juist cliëntwaarde in zit.
Het gaat dus niet om het aantal stappen. Het gaat om de tijd die het gebouw vraagt.
In tijd- en bewegingsstudies zie je steeds hetzelfde patroon: een aanzienlijk deel van de dienst verdwijnt in indirect werk en verplaatsing. In de praktijk hoor je bandbreedtes van ongeveer twintig tot dertig procent voor deze logistieke schil, afhankelijk van setting en inrichting. De Loopindex maakt zichtbaar welk deel daarvan daadwerkelijk beweging zonder cliëntwaarde is.
Stel dat een dienst acht uur duurt. Dat zijn 480 minuten.
Als daarvan gemiddeld dertig minuten per medewerker opgaan aan logistieke verplaatsing, dan is de Loopindex 6,25 procent.
Een ogenschijnlijk klein percentage.
Tot je het in context zet.
Wat dat werkelijk betekent
Exploitatie zit in herhaling
Dertig minuten per medewerker per dienst lijkt overzichtelijk. Tot je het per team bekijkt. Op een afdeling waar tijdens een dagdienst tien medewerkers werken, betekent dat: tien medewerkers maal dertig minuten. Dat is driehonderd minuten per dienst.
Vijf uur zorgcapaciteit die in gangen zit. In één enkele dienst.
Herhaal dat morgen opnieuw. En overmorgen. En elke dag daarna.
Bij 220 diensten per medewerker per jaar betekent dertig minuten per dienst 110 uur per FTE per jaar. Op een afdeling met 25 FTE praten we dan over 2.750 uur per jaar.
Dat is meer dan anderhalve FTE aan tijd.
Niet omdat mensen inefficiënt werken.
Maar omdat het gebouw tijd opeist.
Wanneer je met gerichte ontwerpkeuzes twintig procent van die logistieke tijd reduceert, ontstaat er jaarlijks 550 uur aan ruimte. Dat zijn honderden uren extra in de kamer in plaats van in de gang – het equivalent van vele tientallen dagdiensten per jaar. Een paar procentpunten op de Loopindex blijken dan opeens direct voelbaar in roosters, werkdruk en aandacht voor cliënten.
Dat is structurele capaciteit. Jaar na jaar.
Geen incidentele winst.
Maar terugkerende aandacht.
Hier krijgt zorgvastgoed een andere betekenis. De plattegrond is geen achtergrond. Hij is een actieve factor in capaciteit, rust en duurzame inzetbaarheid.
Wat je vandaag tekent op de plattegrond, herhaalt zich twintig jaar of langer. Elke dag opnieuw.
Wat het gesprek verschuift
Van gevoel naar ontwerp
Tot nu toe spraken we over werkdruk: ervaren drukte, het gevoel altijd onderweg te zijn. Met de Loopindex krijgt dat gevoel een maat. Het is geen extra score op het dashboard, maar context bij wat je al meet.
Dan kun je zeggen: zes procent van onze dienst is logistiek. Of acht. Of tien. In plaats van “het voelt druk” kun je dan zeggen: “We zitten op acht procent logistiek, ons doel is zes.”
En dan wordt een indelingskeuze ineens strategisch. Als je medicatie dichter bij de zorg plaatst, daalt het percentage. Als je opslag clustert, verandert de verhouding. Als je een slinger omzet in een lus, verschuift de index.
De Loopindex kijkt niet naar mensen.
Hij kijkt naar de geometrie van hun werkdag.
En geometrie is ontwerpbaar.
Waarom dit geen extra KPI is
Dit is ontbrekende context
De Loopindex vervangt geen bestaande cijfers. Hij geeft ze context en verklaart ze. Hij staat naast FTE, ligduur en bezetting. Hij verbindt exploitatie aan indeling. Een hoge Loopindex helpt bijvoorbeeld verklaren waarom werkdruk en verzuim hoog blijven, ook als het rooster op papier klopt.
Zie je hoge werkdruk én een hoge Loopindex, dan weet je dat de ruimte meespeelt. Zie je na een verbouwing een lagere Loopindex, dan kun je die investering verbinden aan tastbare winst in tijd en belastbaarheid. Daarmee kun je in gesprekken met bestuur en toezicht niet alleen praten over stenen en vierkante meters, maar ook over gewonnen uren en lagere belasting voor teams.
Zo wordt zorgvastgoed onderdeel van het strategische gesprek.
Niet alleen hoeveel vierkante meters we bouwen.
Maar hoeveel meters we laten lopen.
De vraag die alles verandert
Durven we afstand mee te wegen?
We weten dat personeel schaars is. We weten dat de zorgvraag groeit. We weten dat werkdruk structureel aandacht vraagt.
De vraag is dus niet of meters ertoe doen.
De vraag is of we ze zichtbaar durven maken en meenemen in onze keuzes. In keuzes over nieuwbouw, verbouw én de dagelijkse inrichting aan de teamtafel.
Loop morgen eens mee. Teken alleen de beweging. Reken de minuten. Wat je daar tekent en telt, is het startpunt van je eerste Loopindex. En stel dan de vraag die onder elke plattegrond ligt: hoeveel tijd vraagt ons gebouw van onze mensen?
In deel 5 maak ik de financiële vertaalslag. Wat betekenen minder meters voor exploitatie op de lange termijn, en hoe verbind je een indelingskeuze aan investeringsbesluiten?
In deel 6 onderzoeken we waarom organisaties toch blijven rennen in hetzelfde gebouw, zelfs wanneer de cijfers duidelijk zijn.
In deel 7 laat ik zien waar de grenzen van optimaliseren liggen: wanneer minder meters niet automatisch betere zorg betekent.
Wanneer de reeks compleet is, bundel ik alle inzichten in een whitepaper die via mijn website te downloaden is. Daarin ga ik een stap verder dan in deze blogs: met verdiepende rekenvoorbeelden, verwijzingen naar onderzoek en praktijkcases, en concrete handvatten om de Loopindex op te nemen in je eigen besluitvorming. Zodat bestuurders, toezichthouders en projectteams de Loopindex kunnen gebruiken in hun eigen gesprekken over zorgvastgoed.
Ik optimaliseer geen mensen.
Ik optimaliseer de systemen waarin ze werken.
5% Verbeteraar
